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Organisation d’un événement : tout ce qu’il faut savoir

Planifier un événement n’est pas chose facile. Elle présente une véritable casse-tête depuis la fixation des objectifs, en passant par le choix de la nature de l’événement, la fixation de la date et du lieu, jusqu’au budget.

L’organisation d’un salon ou d’un événement se réalise en plusieurs étapes. Il faut bien se préparer en choisissant le thème, la cible, la durée, etc. Cet article vous présente les différentes étapes de l’organisation d’un événement. Apprenez à définir les objectifs, à viser les cibles, à déterminer le budget, à fixer la date et la durée de l’événement, etc.

La fixation des objectifs

Lorsque vous organisez un salon ou un événement, vous devez déterminer un ou des objectif(s). Veillez à toujours rester réaliste au moment de la définition de ceux-ci. Suivez la formule SMART si vous avez de la difficulté, c’est-à-dire l’objectif doit être Spécifique et le plus précis possible. Celui-ci est Mesurable dans le sens où l’objectif à fixer peut être concrètement vérifié. Il doit être Ambitieux, tout en gardant les pieds sur terre, mais également Réaliste, en tenant compte de la pertinence de votre projet. Enfin, l’objectif doit être Temporel, c’est-à-dire, réalisable à une date précise.

La définition de la ou des cible(s)

Si vous vous fixez un objectif, vous pensez déjà à une cible précise. Vous devez déterminer si vous ciblez un groupe interne (collègue, cadre, partenaire, etc.) et/ou externe (fournisseur, client, quartier, etc.). Pour que l’objectif soit atteint, vous pouvez segmenter le groupe. Posez-vous également la question sur la façon d’atteindre votre but : utilisation des réseaux sociaux, envoi d’une invitation, etc. Pensez également sur la façon d’attirer votre cible à s’intéresser à votre projet en créant une situation gagnant-gagnant. Déterminez les raisons qui motivent la participation de ces personnes à votre événement : signature de contrat, renforcement de la cohésion d’équipe, consolidation de liens avec vos clients, etc. Vous devez aussi déterminer le nombre de participants. Tenez compte du budget et de l’espace disponible.

Qui voulez-vous voir à votre événement ?

L’issue de votre événement dépend de qui vous allez vraiment choisir pour assister à votre événement. Bien sûr, cela fait partie d’une étape cruciale pour la suite de l’événement. Les questions qui peuvent se poser sur le choix peuvent donc être :

  • quels cibles correspondent à vos objectifs ?
  • Interne ou externe
  • comment les atteindre facilement ?
  • qu’attendez-vous de la part de vos invités ? Vous n’allez pas inviter n’importe qui. Il est important de bien faire le choix des cibles potentiels surtout pour la publicité de vos produits. Posez-vous toujours la question : pourquoi voulez-vous que toutes ces personnes devraient être présentes à l’événement ?
  • Combien de gens vous allez inviter ? Cette question sera proportionnelle à votre capacité financière. Remarque : quantité ne veut pas toujours signifier mieux. L’essentiel est de privilégier les invités qui présenterons un intérêt pour votre produit.

La détermination du budget

Plusieurs éléments vous conduisent à fixer le budget alloué à un événement. Veillez à ce que chaque poste budgétaire soit le plus détaillé possible. Décrivez clairement chacun de ces éléments. Définissez le volume nécessaire des éléments dont vous aurez besoin. Pensez à indiquer le coût estimé et le coût réel des choses. Prévoyez un fonds catastrophe pour les imprévus.

La détermination du moment pour réaliser l’événement

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Pour définir la date et le jour de l’événement, vous devez tenir compte de nombreux points, parmi lesquels la vérification du calendrier de vos concurrents. Veillez à ne pas organiser un événement à la même date qu’un autre pouvant intéresser votre cible. Écartez les possibilités de réaliser votre projet durant les vacances. Évitez également d’organiser votre événement un jour de match, une finale de cyclisme, etc. Vérifiez qu’il n’y a pas de manifestation politique prévue le jour que vous avez choisi. Ne choisissez pas le lundi pour votre projet. Préférez plutôt le mardi, le mercredi ou le jeudi. Si c’est une fête que vous organisez, le vendredi, le samedi ou le dimanche est idéal. Songez aussi à choisir une période où vos fournisseurs ne sont pas surchargés.

La fixation du lieu

Vous ne devez pas négliger le choix du lieu. Assurez-vous qu’il soit à l’image de votre projet. L’accessibilité et la proximité sont des détails à prendre en compte. Après avoir fait votre choix, rassemblez des informations sur le prix, la possibilité d’annulation, la restauration, l’alimentation électrique et le parking. Informez-vous également sur la disponibilité des matériels tels que les chaises, les tables, les nappes et les vestiaires. N’oubliez pas de vous renseigner sur l’existence d’un aménagement pour les personnes handicapées, d’un système de chauffage, d’un café, etc. Pour éviter tout malentendu, vous devez demander les choses à faire et à éviter sur le site.

La restauration

Vous pouvez prendre contact avec un traiteur professionnel ou un artisan local. Déterminez avec lui ce qui est mieux pour votre projet : un petit-déjeuner, un brunch, un lunch, un buffet, etc.

Le choix du prestataire

Organisation evenement est une agence professionnelle dans l’organisation d’événements d’entreprise sur mesure parce que chaque client est unique. L’agence met en scène la communication interne et externe de votre entreprise.

La réussite de votre événement repose sur l’approche.

Elle organise tout type d’événements corporate notamment : séminaire, convention, congrès, soirée d’entreprise, soirée de fin d’année, lancement de produit, inauguration, anniversaire société, cocktail dinatoire, journée d’étude, conférence de presse, Incentive,Team Building etc…

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