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Service aux entreprises

Organisation de voyage corporate : quels sont les avantages de faire appel à un professionnel ?

L’organisation d’un voyage corporate ou voyage d’affaires requiert la mobilisation de nombreuses ressources. Il est facile de se retrouver débordé entre le remplissage des formulaires administratifs, la préparation des documents de travail, la réservation de billets et des chambres d’hôtel ou la mise au point de l’agenda. Ces contraintes justifient largement le recours aux services d’une agence de voyage spécialisée dans le tourisme et le voyage d’affaires, car toutes ces tâches accaparent les employés qui ne peuvent pas se concentrer sur leurs missions.

Un service sur-mesure

Généralement, ce type d’agence de voyage propose un service sur-mesure en amont et en aval du déplacement et s’implique dans le suivi et le respect de la politique de voyage de l’entreprise. Au-delà de cet aspect personnalisé, confier son voyage d’affaires permet de gagner beaucoup de temps. En effet, un professionnel est à même de donner des informations fiables sur les moyens de transport disponibles, les transferts, l’hébergement, la restauration, les lieux de réunion, l’assurance en cas d’annulation, les coûts additionnels et les imprévus.

En tant qu’experts, les organisateurs de voyage d’affaires disposent d’une longue expérience qui doit se refléter par leur capacité à proposer des solutions technologiques, que ce soit en France ou à l’étranger. Ils disposent également d’un vaste réseau qui leur permet d’exploiter des bases de données facilitant la mise en relation des sociétés clientes avec les compagnies de transport, les services de location et les établissements hôteliers. Ils ont aussi la possibilité de négocier des tarifs préférentiels, et se chargent de recueillir le maximum d’informations sur la destination : météo, services publics, ambassades, vaccination, usages locaux…

Respect du budget et responsabilité sociétale

Une agence spécialisée dans l’organisation de voyages d’affaires a également comme raison d’être la rationalisation des coûts et l’optimisation des dépenses. Ce type d’agence doit s’engager à respecter le budget et à informer à temps les responsables de la société cliente en cas de changement comme les vols retardés, les accidents, ou les modifications de tarif. Une étude de la réputation du prestataire via les forums de discussion et les témoignages des clients s’avère donc judicieuse, surtout pour les PME qui ont un budget limité.

Par ailleurs, il est recommandé aux entreprises de prendre des mesures afin que leurs employés soient moins exposés aux risques liés à un voyage corporate. Il est donc utile de disposer d’outils permettant de savoir où se trouvent les missionnaires à un moment donné afin de réagir de manière appropriée. Les agences de voyage spécialisées se présentent comme des alliés fiables en la matière.

Par ailleurs, un voyageur bénéficiant d’un programme de fidélité est prioritaire pour les nouvelles réservations en cas notamment de catastrophes naturelles ou de troubles à l’ordre public. Il peut également prétendre à des avantages VIP comme la connexion internet gratuite ou l’accès à des espaces d’attente haut de gamme.

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